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organizzazione di eventi

Organizzare una cena aziendale

Dicembre nelle aziende: tempo di scambi di auguri e strenne meglio se nel corso di una cena tra colleghi. Ma, come organizzare una cena aziendale in modo ottimale?

Non disperare le cene aziendali di Natale si possono organizzare anche in breve tempo, basta aver ben chiaro quello che si vuole. L’importante è procedere per step, concentrandosi prima sul problema più urgente. Fare troppe cose insieme rischia di creare solo confusione.

Analizziamo, quindi, tutti gli step necessari per organizzare una cena aziendale.

 

Il budget innanzitutto!

Prima di entrare nel vivo dell’organizzazione, verifica il budget. E’ utile, in tal caso, predisporre un file excel con tutte le voci di spesa e la disponibilità massima, gli acconti dati e quello che resta da pagare.

In questo modo potrai avere tutta la situazione sotto controllo. Sia che la somma venga stanziata dalla stessa azienda, sia che si debba ricorrere a un fondo cassa.

 

Data e Location

Queste sono le prime cose a cui pensare. Sarà difficile poter organizzare una cena aziendale di Natale con la presenza di tutti gli invitati. Quello che puoi fare, però, è cercare 3 o 4 date papabili e sottoporle alla votazione di tutti. La maggioranza vincerà, e se qualcuno non potrà essere presente: non fartene un cruccio.

Decisa la data, si passa alla ricerca del luogo.

Dovrai innanzitutto verificare la disponibilità della data scelta e della capienza in base alla stima del numero di invitati. A quel punto potrai passare a richiedere dei preventivi e, ovviamente, andare a visitare i posti più interessanti.

Un altro punto da tenere in considerazione è anche la distanza: una location molto lontana o difficile da raggiungere raramente sarà apprezzata dagli ospiti per quanto bella, a meno che non venga previsto un apposito servizio di trasporto!

Non hai trovato nessuna location disponibile? Niente panico. Puoi organizzare l’evento anche in azienda! Perché no? In fondo quella è la location che vi ospita tutti i giorni, dove sono nate e coltivate le amicizie… basta una sala riunioni e l’event planner si occuperà del resto.

 

Adesso passiamo allo stile

Qui le possibilità sono praticamente infinite: meglio uno stile minimal o uno più ricco? Quali saranno i colori predominanti? E i fiori? Verranno predisposti degli angoli particolari, come quello per il photobooth?

Spesso un’azienda non riesce a ricreare una certa idea di ambiente. In questo caso è meglio affidare il compito ai professionisti: un’agenzia che ha tutti i contatti necessari e che può essere in grado di trasformare completamente una spoglia location in un meraviglioso set con effetto WOW garantito.

Inoltre ricorda, l’audio e le luci sono fondamentali per qualunque evento, soprattutto durante le cene di Natale aziendali.

Il sound è quasi scontato: jazz, swing e canzoni a tema natalizio! Le luci sono determinanti, in quanto possono trasformare anche la sala più sciatta, o il capannone più triste, in  una location colorata e avvolgente. I colori consigliati sono quelli caldi rosso o ambra.

 

La cura del dettaglio è ciò che differenzia un evento da ricordare con uno di bassa qualità.

 

Catering

Prima di arrivare agli ultimissimi giorni precedenti all’evento c’è un altro punto fondamentale da affrontare: il catering. In fondo, stiamo pur sempre parlando di cene di Natale aziendali. L’unica cosa da fare, in questo caso, è affidarsi ai migliori in circolazione, dopo aver chiesto diversi preventivi e soprattutto aver sperimentato di persona!

Per il menù, meglio se vengono utilizzati dei piatti di stagione. Assicurati di aver pensato davvero a tutti, prevedendo menù per vegetariani, vegani, celiaci e chiunque abbia qualche tipo di intolleranza o allergia o una particolare esigenza alimentare.

 

Intrattenimento

Se durante la serata vuoi far vedere dei contenuti sull’andamento dell’anno o un video emozionale, avrai bisogno di uno schermo a led o di una videoproiezione, ma soprattutto di una regia che gestisca la messa in onda.

Un service tecnico è in grado di prendersi cura di tutto questo e di molto altro. In questi casi, non c’è da badare al risparmio: un errore può essere fatale.

 

E lo spettacolo?

Per prima cosa bisogna capire qual è il target dei vostri ospiti e scegliere lo spettacolo più adeguato.

Danza, Cabaret, Magia, Musica dal Vivo: sono intrattenimenti che vanno bene e funzionano sempre. Se ti affidi ad una band di amici, tendenzialmente avrai pochi problemi a gestire la situazione.

Ma quando l’artista scelto è un professionista, il contratto diventa sempre più dettagliato, spuntano penali e richieste tecniche di un certo livello. Sarai in grado di interpretare tutto correttamente?

Un’agenzia come la nostra, per esempio, è in grado di supportarvi nella direzione e nella proposta artistica e nella contrattualizzazione e gestione dello spettacolo.

 

Chi vuole fare grandi cose deve pensare profondamente ai dettagli.

 

Riassumendo. Hai trovato la location, prenotato il catering, fatto il sopralluogo con il service e contattato la band che si occuperà dell’intrattenimento. Ottimo! E adesso?

Adesso è il momento di concentrarsi sui piccoli dettagli, quelli che possono rendere il tuo evento davvero memorabile, come l’invito per la cena aziendale di Natale.

Un bel “Save The Date” inviato a tutti i colleghi, con i dettagli dell’evento e una grafica simpatica, può fare la differenza, così come l’invito “ufficiale”.

Durante l’evento, poi, non dimenticare di scattare qualche foto e condividerla sui social aziendali.

Infine, se il budget lo consente, puoi prevedere un piccolo cadeaux per gli ospiti, che può consistere anche in un semplicissimo gadget. Quel tanto che basta per lasciare un ricordo tangibile della serata (e del tuo impegno!)

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